4 Consejos para trabajar con Microsoft Outlook

Todo consejo para acelerar la comunicación por correo electrónico es una ventaja, por eso les compartimos algunos tips que les ayudarán a ahorrar tiempo si utilizan Microsoft Outlook como servicio de correo.

Trabajar con una o más firmas

Dado que Outlook nos permite configurar varias cuentas, a veces tenemos configuradas una cuenta de trabajo, una personal o de un negocio secundario y no sabemos cómo generar una firma para cada una de las cuentas, aquí te contamos como hacerlo.
  1. Abrimos un correo nuevo,
  2. Vamos a la pestaña insertar
  3. Hacemos clic en el icono firma
  4. En la ventana de firmas debemos hacer clic en nuevo
  5. Introducimos nombre de la firma
  6. A continuación, editamos la firma con la información de contacto en el cuadro de diálogo
  7. Presionamos Ok para guardarla

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Seguimos nuevamente los pasos anteriores para crear tantas firmas como cuentas de correo tengamos.
Con el cuadro de diálogo de firmas abierto es momento de seleccionar que firma utilizaremos para cada una de las cuentas de correo. Para eso, seleccionamos del cuadro “Seleccionar firma para editar” una de las firmas, y elegimos para que cuenta la usaremos y si será para mails nuevos o para respuestas o reenvíos en la parte derecha del cuadro de diálogo.
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Para insertar la firma en un nuevo correo electrónico debemos ir a la opción insertar, hacer clic en el icono de la firma y a continuación seleccionar una de las firmas de la lista que se desplegará.

Como crear una Tarjeta de Presentación en Outlook

Se puede insertar una tarjeta de presentación en lugar de una firma en cada mail, para eso debemos seguir los siguientes pasos:
  1. Abrimos un correo nuevo
  2. Seleccionamos la opción insertar
  3. Hacemos clic en el icono de la firma
  4. En la ventana de firmas hacemos clic en el botón “Tarjeta de presentación”
  5. Nos aparecerá la ventana “Insertar tarjeta de presentación” en esa ventana nos desplazamos hacia abajo buscando el contacto del cual queremos insertar la tarjeta, una vez lo encontremos presionamos OK
  6. La tarjeta quedará insertada a modo de firma presionamos OK para confirmar y cerramos.

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Enviar nuestro calendario por mail

Si utilizamos el calendario de Outlook para agendar nuestras sitas esta característica resulta muy útil. En lugar de tratar de sincronizar nuestras citas con amigos o colegas para coordinar una actividad podemos enviar directamente nuestro calendario por correo electrónico.
A continuación, les compartimos los pasos para hacerlo:
  1. Abrir un nuevo correo
  2. Seleccionar insertar
  3. Botón calendario, nos aparecerá un cuadro de diálogo
  4. Ahí seleccionaremos que calendario queremos enviar en caso de que tengamos más de uno, y que rango de tiempo, calendario de hoy, de mañana, de los próximos 7 días, etc. a continuación presionamos OK
  5. En el cuerpo del mail veremos el detalle de nuestro calendario pronto para enviar.

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Utilizando Elementos rápidos para crear contenido reutilizable

El contenido reutilizable se puede guardar como bloquees de texto en una galería pudiéndose recuperar e insertarlas en un correo electrónico actual.

  1. Escribimos el texto que deseamos utilizar
  2. Seleccionamos el texto y vamos al menú insertar
  3. Seleccionamos “Elementos rápidos” y “Guardar selección en una galería de elementos rápidos”
  4. Elegimos un nombre para el bloque de texto
  5. No cambiamos la opción “Campo galería” porque de esta manera queda guardado automáticamente en la galería de elementos rápidos.
  6. En descripción escribimos una breve descripción sobre que trata este bloque de texto
  7. No tocamos el campo “Guardar en”
  8. Elegimos en “Opción” en qué lugar del mail se insertará el bloque.
  9. Clic en OK

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Para insertar un bloque de texto:
  1. En un mensaje nuevo vamos a insertar
  2. Hacemos clic en el botón “Elementos rápidos”
  3. Seleccionamos el bloque de texto de la lista
  4. El bloque de texto se inserta en la posición del cursor

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Para eliminar un bloque de texto:
  1.  un correo nuevo vamos a insertar
  2. Clic en botón “Elementos rápidos”
  3. Clic derecho en el bloque de texto correspondiente
  4. Selecciono “organizar y eliminar”
  5. En la ventana de bloques debemos asegurarnos de que se seleccionó el bloque de texto correcto
  6. Clic en eliminar

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